Admission Wizard

Admission Wizard

En esta pantalla tenemos la posibilidad de realizar 4 tareas específicas que también podemos llevar a cabo en funcionalidades independientes dentro del menú del sistema, estas son:

      1. Registrar a un estudiante

      2. Registrar a una familia y vincularla con el estudiante

      3. Elaborar la factura regular de la familia

      4. Elaborar factura recurrente de la familia




1. Registro de un estudiante. Para realizar el registro de forma correcta, debemos completar los siguientes pasos:

- Capturar los datos requeridos por el sistema con la información completa. Las casillas marcadas con una estrella roja, son consideradas de información obligatoria, por lo que en caso de no ingresarse el sistema no permitirá guardar la información y continuar con la etapa dos del registro. En la casilla que indica Picture podemos agregar una fotografía del estudiante para que el registro quede lo más completo posible. 



- Podemos ingresar un correo electrónico ligado al estudiante y generarle una contraseña, que le permitirá ingresar al portal de estudiantes. . 

- Al final de este formulario podemos adjuntar documentos adicionales, como boleta de matrícula, documentos legales, dictámenes médicos, cualquier información pertinente que tengamos del estudiante. 

- Si hay hermanos de este estudiante matriculados en la institución, podemos agregarlos en el botón Ad another students, seguido uno tras el otro. A continuación damos clic en Continue 



2. Registro de padres. Para completar el registro de padres de forma correcta, debemos completar los siguientes pasos:

- Como en el caso de los estudiantes hay información que es obligatoria de completar y se encuentra marcada por una estrella roja. Podemos seleccionar una Picture, un Additional Emergency Phone, y Add Mailing Addressdando un clic en cada una de las casillas correspondientes. 



- Al final del formulario hay una casilla con el título Student. ahí debemos vincular la información del padre con la del o los estudiantes que tenga en la institución (en esta sección normalmente la información se registra de forma automática y solo deberíamos verificarla).

- Como lo realizamos con el estudiante, podemos ingresar un correo electrónico y dar clic en Generate Password, con el fin de generar una contraseña automática para que luego pueda ingresar en el portal de padres.  En seguida damos clic en Continue 

3. Elaborar factura regular de la familia. Se deben realizar los siguientes pasos: 

- La información de la parte inicial de la factura, el sistema la coloca de forma automática de acuerdo con los datos que hayamos ingresado en los pasos anteriores. En esta parte agregamos los Payment Terms, que van a variar de acuerdo a los términos y tiempos estipulados previamente por la institución. 



- Luego nos corresponde completar la información de la factura. 

- Seleccionamos al estudiante (Student)

- Indicamos la fecha a partir de la cual el colegio decide que inicien a correr los días de cobro.
- Agregamos el Ítem de la factura
- Revisamos si ese Ítem es sujeto a impuestos o no y agregamos el porcentaje en Tax (en caso de ser necesario)
- Damos un clic en Add, para que se despliegue la información seleccionada. Si se requiere podemos agregar más ítem, siguiendo el mismo proceso.
- En el siguiente bloque Discounts, encontramos los posibles descuentos que la institución haya estipulado y en caso de ser necesario se escoge y aplica en la factura.
- En el recuadro final podemos agregar la Notes que sean necesarias.
- Luego de confirmar que toda la información sea correcta, damos clic en Continue y vamos a la última etapa de esta funcionalidad.



4. Elaborar factura recurrente. Debemos seguir los pasos que se indican a continuación

- Como en las opciones anteriores, hay información que el sistema colocará de forma automática, solo deberíamos revisarla y verificar que se encuentra correcta (Family, Students). 
- Indicaremos fechas en Start On y Ends On, para el indicar el periodo en el cual se emitirá esa factura 
- En Repeat Every podemos indicar cada cuanto el sistema de forma automática debe generar una nueva factura. 
- El Payments Terms será establecido por cada institución y el escogido de forma automática generará el Due Date y el Status.  
- Podemos establecer el Currency y cambiarla de acuerdo a las condiciones y el Payment Day 

En la segunda parte de la parte de la factura deberíamos escoger la siguiente información 

- Seleccionamos de nuevo el Student, carga automáticamente el nivel en que se encuentra 
- Buscamos el Ítem Name por el que vamos a emitir la factura (podemos escoger varios)
- Podemos poner un Tax en caso de que sea necesario para el ítem
- Damos clic en el botón Add y agregamos el ítem a la factura (esta información se despliega automáticamente en la siguiente línea. 
- Podemos escoger agregar Discounts en esa factura, según los haya estipulado la institución 
- Al lado derecho de la pantalla aparecerán los montos desglosados de acuerdo a la que antes hayamos ingresado. 
- En Notes podemos agregar alguna información adicional que consideremos oportuna. 


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