Admission Wizard/Asistente de Admisión

Admission Wizard/Asistente de Admisión

En esta pantalla tenemos la posibilidad de realizar 4 tareas específicas que también podemos llevar a cabo en funcionalidades independientes dentro del menú del sistema, estas son:

      1. Registrar a un estudiante

      2. Registrar a una familia y vincularlo con el estudiante

      3. Elaborar la factura regular de la familia

      4. Elaborar factura recurrente de la familia




1. Registro de un estudiante. Para realizar el registro de forma correcta, debemos completar los siguientes pasos:

- Capturar los datos requeridos por el sistema con la información completa. Las casillas marcadas con una estrella roja, son consideradas de información obligatoria, por lo que en caso de ingresarse los datos, el sistema no permitirá guardar la información y continuar con el punto dos del registro. En la casilla que indica Picture podemos agregar una fotografía del estudiante, para que el registro quede lo más completo posible. 



- Podemos ingresar un correo electrónico ligado al estudiante y generarle una contraseña, que le permitirá ingresar al portal de estudiantes. . 

- Al final de este formulario podemos adjuntar documentos adicionales, como boleta de matrícula, documentos legales, dictámenes médicos, cualquier información pertinente que tengamos del estudiante. 

- Si hay hermanos de este estudiante matriculados en la institución, podemos agregarlos en el botón Ad another students, seguidos uno tras el otro. A continuación damos clic en Continuar 



2. Registro de padres. Para completar el registro de padres de forma correcta, debemos completar los siguientes pasos:

- Como en el caso de los estudiantes hay información que es obligatoria de completar y se encuentra marcada por una estrella roja. Podemos seleccionar una Picture, un Additional Emergency Phone, y Add Mailing Addressdando un clic en cada una de las casillas correspondientes. 



- Al final del formulario hay una casilla con el título Student. ahí debemos vincular la información del padre con la del o los estudiantes que tenga la institución (en esta sección normalmente la información se registra de forma automática y solo deberíamos verificarla).

- Como lo realizamos con el estudiante, podemos ingresar un correo electrónico y dar clic en Generate Password, con el fin de generar una contraseña automática para que luego pueda ingresar en el portal de padres.  En seguida damos clic en Continuar 

3. Elaborar factura regular de la familia. Se deben realizar los siguientes pasos: 

- La información de la parte inicial de la factura, el sistema la coloca de forma automática de acuerdo con los datos que hayamos ingresado en los pasos anteriores. En esta parte agregamos los Payment Terms, que van a variar de acuerdo a los términos y tiempos estipulados previamente por la institución. 



- Luego nos corresponde completar la información de la factura. 

- Seleccionamos al estudiante (Student)

- Indicamos la fecha a partir de la cual el colegio decide que inicien a correr los días de cobro.
- Agregamos el Ítem de la factura
- Revisamos si ese Ítem es sujeto a impuestos o no y agregamos el porcentaje en Tax (en caso de ser necesario)
- Damos un clic en Add, para que se despliegue la información seleccionada. Si se requiere podemos agregar más ítem, siguiendo el mismo proceso.
- En el siguiente bloque Discounts, encontramos los posibles descuentos que la institución haya estipulado y en caso de ser necesario se escoge y aplica en la factura.
- En el recuadro final podemos agregar la Notes que sean necesarias.
- Luego de confirmar que toda la información sea correcta, damos clic en Continuar y vamos a la última etapa de esta funcionalidad.



4. Elaborar factura recurrente. Debemos seguir los pasos que se indican a continuación

- Como en las opciones anteriores, hay información que el sistema colocará de forma automática, solo deberíamos revisarla y verificar que se encuentra correcta (Family, Students). 
- Indicaremos fechas en Start On y Ends On, para el indicar el periodo en el cual se emitirá esa factura 
- En Repeat Every podemos indicar cada cuanto el sistema de forma automática debe generar una nueva factura. 
- El Payments Terms será establecido por cada institución y el escogido de forma automática generará el Due Date y el Status.  
- Podemos establecer el Currency y cambiarla de acuerdo a las condiciones y el Payment Day 

En la segunda parte de la parte de la factura deberíamos escoger la siguiente información 

- Seleccionamos de nuevo el Student, carga automáticamente el nivel en que se encuentra 
- Buscamos el Ítem Name por el que vamos a emitir la factura (podemos escoger varios)
- Podemos poner un Tax en caso de que sea necesario para el ítem
- Damos clic en el botón Add y agregamos el ítem a la factura (esta información se despliega automáticamente en la siguiente línea. 
- Podemos escoger agregar Discounts en esa factura, según los haya estipulado la institución 
- Al lado derecho de la pantalla aparecerán los montos desglosados de acuerdo a la que antes hayamos ingresado. 
- En Notes podemos agregar alguna información adicional que consideremos oportuna. 



    • Related Articles

    • Admission Wizard

      En esta pantalla tenemos la posibilidad de realizar 4 tareas específicas que también podemos llevar a cabo en funcionalidades independientes dentro del menú del sistema, estas son:       1. Registrar a un estudiante       2. Registrar a una familia y ...
    • Teachers Planboard/ Planificador de Maestros

      Esta funcionalidad le permite al asistente administrativo consultar los planes de trabajo que tiene cada uno de los maestros.  En la parte izquierda de la ventana observamos los filtros que debemos utilizar para hacer la consulta, seleccionamos el ...
    • Schedule Manager/Administrador de Horarios

      Esta es una funcionalidad de consulta que le permite al Director o al Asistente Administrativo visualizar el horario de un maestro o de un estudiante.  - Al lado izquierdo de la pantalla nos muestra los filtros, para seleccionar la información a ...
    • Bus Routes/Ruta de Autobús

      Esta funcionalidad le permite al asistente administrativo configurar el transporte que se utilizará para realizar diferentes giras programadas de la institución.  New: en esta funcionalidad podemos ingresar los datos del transporte y la gira que ...
    • Planboard/Tablero de Planeación

      Esta funcionalidad fue creada para apoyar al docente en la planeación de las Clases, mismas que puede registrar en forma diaria, lo que permitirá guardarlo en el sistema y utilizarlo para años futuros. - Permite registrar y organizar el plan por ...