Gestion des disponibilités et indisponibilités

Gestion des disponibilités et indisponibilités


Disponibilités : Définition et utilité

Une disponibilité est une façon de voir rapidement si votre employé :
  1. Peut travailler pour la journée
  2. Ne peut pas travailler
  3. Est déjà occupé à travailler à un autre poste ou une autre succursale
Les disponibilités de vos employés ne sont pas leurs horaires, mais plutôt les plages de temps pour lesquelles ils se tiennent disponibles pour travailler. 
En ayant configuré les disponibilités correctement, vous pourrez savoir en temps réel lesquels de vos employés sont disponibles pour travailler sur une semaine, une journée, ou un temps précis de la journée. Emprez vous assistera lors de la création de vos horaires grâce à plusieurs codes de couleurs et symboles que vous découvrirez dans la partie ci-dessous.
Avant la création de vos horaires, il est préférable de modifier les disponibilités de vos employés selon leurs particularités. 

Les codes couleur des Disponibilités / Indisponibilités

Définitions des codes couleur 


Les codes couleur en pratique

Les quarts disponibles pour votre employé s'affichent en vert
Les non-disponibilités de votre employé s'affichent en jaune

 

Les risques de conflits d'horaires s'affichent en rouge



Survolez le  avec votre souris afin de consulter les disponibilités ou indisponibilités de votre employé



Un  apparaîtra si vous tentez de planifier un quart de travail qui ne respecte pas les disponibilités de votre employé.
Survolez l'icône afin de constater la nature du problème. 
 

Modifier les disponibilités de l'employé

Si lorsque vous mettez à l’horaire des employés, vous avez des erreurs comme quoi l’employé n’est pas disponible, il se peut qu’il y ait un problème avec ses disponibilités dans le système.
Vous avez deux façons de rectifier la situation :

1. Modifiez à partir du dossier de l’employé

Disponibilités hebdomadaires

  1. Accédez au dossier de l’employé concerné,
  2. Dans la section du milieu, cliquez sur Disponibilités,
  3. À la prochaine page, cliquez sur  pour ajouter,
  4. Choisissez la date de début de la semaine pour laquelle les disponibilités de l'employé changent,
  5. Mettez une note (facultatif),
  6. Choisissez chaque journée de la semaine, puis + Ajouter pour ajouter les heures,
  7. Modifiez les heures de disponibilité, si nécessaire,
  8. Refaites le processus pour chaque journée de la semaine,
  9. Cliquez sur Enregistrer.



Vérifiez que la date de début de la disponibilité soit la date de début de la semaine pour laquelle les disponibilités de l'employé changent.

Non-disponibilité occasionnelle

  1. Accédez au dossier de l’employé concerné,
  2. Dans la section du milieu, cliquez sur Disponibilités,
  3. À la prochaine page, cliquez sur  dans la deuxième section : Indisponibilités de l'employé pour des dates spécifiques,
  4. Cliquez sur  pour choisir la date d'indisponibilité,
  5. Inscrivez une note : s'affichera dans l'horaire plus tard,
  6. Décochez la case Toute la journée si ce n'est pas le cas, puis inscrivez les heures,
  7. Cliquez sur Enregistrer.


2. Demandez à vos employés de vous soumettre leurs disponibilités hebdomadaires ou leurs indisponibilités occasionnelles

Il faudra que votre employé suive ce guide pour soumettre ses disponibilités ou indisponibilités.

Une fois fait, vous (le gestionnaire) devez accepter la demande pour qu'elle soit validée.
Pour ce faire vous devez vous rendre dans la section Message > Demande de disponibilité ou Demande d'indisponibilités (selon le cas) > Approuver (possibilité de laisser une note au demandeur).
Une fois approuvées, ces disponibilités ou indisponibilités iront directement dans les horaires.

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