L'appel de service contient toutes les informations nécessaires pour vérifier et réparer l'équipement, y compris les informations du client, de l'équipement, une description du problème, et d'autres informations relatives à l'appel de service.

Étapes pour créer un nouvel appel de service :

1.        Créer un nouvel appel :

o    Dans le Centre de service, cliquez sur l'icône  .

2.        Sélectionner le client :

o    Double-cliquez dans la case blanche ou cliquez sur le champ Client:

o    Vous pouvez rechercher par numéro de client, clé de tri ou numéro de téléphone en cliquant sur les différents onglets, ou par mot clé dans la case Rechercher.

o    Double-cliquez sur le client pour le sélectionner.

o    Si le client n'existe pas, cliquez sur Nouveau pour le créer.

Remarque : La clé de tri ne se met pas par défaut comme dans Acomba. Il faut l'inscrire manuellement.

o    Vous pouvez également saisir le numéro du client dans la case blanche pour importer automatiquement les informations de sa fiche client.

o    Si le client n'est pas dans la base de données, Servex vous proposera de le créer.

Astuce : Vous pouvez consulter la fiche client Servex à partir de l'appel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le champ souligné Client.

3.        Sélectionner l'équipement :

o    Si l'appel concerne un équipement avec un numéro de série lié au client, une fenêtre contenant la liste des numéros de séries du client s'ouvrira.

o    Sélectionnez l'équipement et cliquez sur Accepter ou double-cliquez sur l'équipement.

o    Les informations de l'équipement s'importeront dans l'onglet Série de l'appel.

Astuce : Vous pouvez consulter la fiche du numéro de série de Servex à partir de l'appel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le champ souligné Série.

o    Si l'équipement n'existe pas dans Servex, entrez les informations de l'équipement dans l'appel. Enregistrer l'appel créera automatiquement l'équipement dans Servex et le liera au client.

4.        Onglet "Facturé à" :

o    Identifie le client sélectionné pour assumer le paiement des factures. Vous pouvez facturer à un client différent si nécessaire.

o    Pour facturer à un autre client, double-cliquez dans le champ Facturé à.

Remarque : Ce même onglet peut servir de "Livré à" en effaçant le numéro du client et en laissant seulement le nom et les coordonnées.

5.        Remplir les informations dans l'onglet "Détails" :

o    Référence : Inscrivez le numéro de P.O. de votre client.

o    Contrat : Si le client a un contrat de service pour son équipement, le numéro apparaîtra ici.

o    Projet : Assignez les coûts à un projet particulier (Gestion des projets d’Acomba).

o    Vendeur : Si un vendeur est assigné dans la fiche client, l'information apparaîtra automatiquement. Sinon, double-cliquez pour sélectionner le vendeur.

o    Terme : Si un terme de paiement est associé à la fiche client, il apparaîtra automatiquement. Sinon, inscrivez le terme désiré.

o    Entré le / Promis le : Donne l'information au technicien sur la date de création de l'appel et la date prévue de fin d'intervention.

o    Commande : Importez une commande, une soumission ou un format existant dans Acomba.

Informations relatives à l’appel :

o    Type

o    Service

o    Priorité

o    Code d’appel

o    Tarif horaire

o    Déplacement

o    Technicien

o    Répartiteur

o    Problème : Inscrivez la raison de l'appel.

Astuce : En double-cliquant dans la case Problème, vous pouvez éditer une liste de problèmes récurrents. Ajoutez des termes dans un bloc-notes et sauvegardez pour les voir dans une boîte à cocher.

o    Commentaire

o    Commentaire interne : Commentaire privé qui n'apparaît nulle part.

6.        Enregistrer l’appel :

o    Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder l'appel.

7.        Imprimer l'appel :

o    Cliquez sur le bouton Imprimer.

o    Une fenêtre de confirmation d'impression s'ouvrira. Sélectionnez le format du bon de travail à imprimer.

8.        Envoyer un courriel au technicien :

o    Faites un clic droit sur l’appel de service, puis sélectionnez "Envoyer un courriel au technicien" pour envoyer un courriel au technicien avec les détails de l'appel.

Remarques :

• Vous pouvez réimprimer un bon de travail à tout moment en revenant dans l'appel et en cliquant sur Imprimer.
• Pour ajouter plus d'informations à l'appel, utilisez les champs de l'onglet DataX, qui sont personnalisables. Article : Onglet Data X
• Pour annuler toutes les modifications apportées depuis la dernière sauvegarde, cliquez sur Annuler pour ramener l'appel à son état original.
• Pour détruire l'appel de service, cliquez sur .