1. Primero deberemos acceder a nuestra suscripción de Office365 (https://portal.office.com) como Administrador Global y una vez logados, entrar en la consola de administración de Exchange (si disponemos de una suscripción distinta a un plan empresarial, una vez logados al portal de Office365, podemos acceder a la consola de administración de Exchange introduciendo “Outlook.com/ecp” en la barra de direcciones):
2. Una vez dentro del panel de administración de Exchange Online, deberemos irnos a “Flujo de Correo” y luego hacer clic en “Reglas“.
3. Creamos una nueva regla en modo avanzado (haciendo clic en “mas opciones” en el editor de la regla) tomando como base lo siguiente:Nombre (podemos indicar el que queramos): Firma corporativa a usuarios
   Aplicar esta regla si…: El remitente es – Externo/interno – Dentro de la organización
   Hacer lo siguiente: Aplicar una declinación de responsabilidad al mensaje – Adjuntar una renuncia de responsabilidad.
   Justo aquí se debería habilitar dos opciones, “escribir texto” y “seleccionar uno“. Haciendo clic en la primera opción, podremos introducir lo que queremos que salga en nuestra firma, y en la segunda opción, podremos indicar que hacer si no es posible introducir la firma por el motivo que sea (por ejemplo el sistema de destino no acepta el tipo de contenido).

   En “escribir texto”, introduciremos el código HTML que queramos utilizando las variables vinculadas a los usuarios dentro del directorio activo de Microsoft Azure (que al fin y al cabo es donde se almacenan nuestros usuarios de Office365 y sus respectivos servicios). En mi caso he introducido lo siguiente:

   <P>
   <FONT size=2><SPAN style=’FONT-FAMILY: ‘Times New
   Roman’,’serif'”><STRONG>%%Firstname%%&nbsp;%%Initials%%&nbsp;%%Lastname%%</STRONG>&nbsp;&nbsp;<I>%%Title%%</I><BR
   /></SPAN>&nbsp;%%Company%%</SPAN></FONT>
   </P>
   <BR />
   <P><A href=”http://www.contoso.com/”><IMG id=IMG1 border=0
   src=”http://eps1-public.sharepoint.com/SiteAssets/logo/Contoso-Blue.png” width=217 height=89 /></A></P>
   </P>

   En “seleccionar uno” recomiendo utilizar la opción de “ajustar“.

   Excepto si…: el asunto o el cuerpo – el asunto incluye cualquiera de estas palabras – “RE:” o “RV:”. De esta forma la firma NO se anexará cuando respondamos o reenviemos un correo.

   El resto de las opciones recomiendo dejarlas como están por defecto ya que en ellas se definen algunas cosas como si queremos auditar o no la regla para luego poder hacer seguimiento en el centro de mensajes, o la forma en la que aplicaremos la regla (exigir o probar sin aplicarlas en producción)…

Si todo va bien y hemos aplicado la regla de forma correcta, al enviar un correo de dentro de la organización hacia un destinatario, deberíamos ver algo parecido a esto:

John Smith | Gerente de Ventas
Contoso Corporation 

En esta lista podemos encontrar las variables que podemos utilizar:

• DisplayName
• FirstName
• Initials
• LastName
• Office
• PhoneNumber
• OtherPhoneNumber
• Email
• Street
• POBox
• City
• State
• ZipCode
• Country
• UserLogonName
• HomePhoneNumber
• OtherHomePhoneNumber
• PagerNumber
• MobilePhone
• FaxNumber
• OtherFaxNumber
• Notes
• Title
• Department
• Company
• Manager
• CustomAttribute1
• CustomAttribute2
• CustomAttribute3
• CustomAttribute4
• CustomAttribute5
• CustomAttribute6
• CustomAttribute7
• CustomAttribute8
• CustomAttribute9
• CustomAttribute10
• CustomAttribute11
• CustomAttribute12
• CustomAttribute13
• CustomAttribute14
• CustomAttribute15